Schlüsselverwaltung für Immobilienmakler: Besichtigung bis Übergabe
Im Maklerbüro liegen Schlüssel zu Objekten, die in ein paar Wochen jemand anderem gehören. Bis dahin gehen sie zu Besichtigungen, zu Gutachtern, zum Fotografen und wieder zurück. Wie man den Überblick behält – vom Auftrag bis zur Übergabe an den Käufer.
Redaktion Keyverio · · 4 Min. Lesezeit
Der Lebenslauf eines Objektschlüssels
Ein Objektschlüssel hat im Maklerbüro einen klaren Anfang und ein klares Ende: Er kommt mit dem Auftrag vom Eigentümer und geht mit dem Abschluss an den Käufer oder Mieter. Dazwischen liegt eine Phase, in der er ständig unterwegs ist – und in der die meisten Büros ihn mit einem Haken am Brett und einem Zettel verwalten.
| Station | Wer hat den Schlüssel? |
|---|---|
| Auftragserteilung | Eigentümer übergibt an das Büro |
| Fotos und Exposé | Fotograf oder Kollegin |
| Wertermittlung | Gutachter |
| Besichtigungen | Die Maklerin oder der Makler mit dem Termin |
| Kleine Reparaturen vorab | Handwerker |
| Abschluss | Käufer oder Mieter |
Je mehr Objekte gleichzeitig im Angebot sind und je mehr Kolleginnen und Kollegen Termine haben, desto häufiger lautet die Frage im Büro: „Wer hat den Schlüssel für die Lindenstraße?“
Schlüssel bei Auftragserteilung übernehmen
Der Grundstein für einen sauberen Überblick wird am ersten Tag gelegt, wenn der Eigentümer die Schlüssel übergibt:
- Anzahl und Art mit dem Eigentümer abgleichen – Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten, Garage, Nebeneingänge.
- Die Übernahme quittieren. Der Eigentümer weiß dann schwarz auf weiß, welche Schlüssel im Büro sind, und du bei der Rückgabe, was vollständig heißt.
- Jeden Schlüssel einzeln erfassen und etikettieren, auch gleichschließende.
- Klären, wer Besichtigungen macht und ob Schlüssel an Dritte wie Gutachter oder Handwerker gehen dürfen.
- Vereinbaren, was passiert, wenn der Auftrag ohne Abschluss endet – dann gehen alle Schlüssel an den Eigentümer zurück.
Ein Grundsatz, der sich bewährt hat: Interessenten bekommen keinen Schlüssel für eine Besichtigung ohne Begleitung. Wer das im Einzelfall anders handhabt, dokumentiert die Übergabe wie jede andere – mit Name, Uhrzeit und Rückgabefrist.
Eigentümer, Objekt, Schlüssel
In Keyverio hängt jeder Schlüssel an einem Objekt, und das Objekt an seinem Eigentümer als Kunde. Ein Objekt kann mehrere Schlüssel haben – Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten, Garage – jeder mit eigener Inventarnummer und eigenem Etikett. So siehst du je Objekt auf einen Blick, welche Schlüssel im Büro liegen und welche gerade unterwegs sind.
Wer einen Schlüssel mitnimmt, scannt ihn beim Mitnehmen und wählt sich selbst oder den Empfänger aus. Die Kollegin sieht danach sofort, dass er unterwegs ist – ohne anzurufen und ohne am Schlüsselbrett nachzuzählen. Empfänger wie Gutachter, Fotografen oder Handwerker brauchen keinen Zugang zu Keyverio; ein Name genügt, auf Wunsch mit Firma.
Die Übergabe an Käufer oder Mieter
Am Ende steht die wichtigste Übergabe: Alle Schlüssel gehen an den neuen Eigentümer oder Mieter. Vorher zeigt die Ansicht des Objekts, ob wirklich alle zurück im Büro sind – kein Schlüssel liegt mehr beim Gutachter oder beim Handwerker, und die Liste mit Inventarnummern steht fest.
Die Übergabe an den Käufer selbst gehört in das Übergabeprotokoll mit Zählerständen, Mängeln und Unterschriften – Keyverio ersetzt es nicht, liefert aber die vollständige Liste der Schlüssel dafür. Welche Angaben ein Protokoll enthalten sollte, zeigt der Beitrag Schlüsselübergabeprotokoll.
Danach archivierst du Schlüssel und Objekt, auf Wunsch mit einer internen Notiz, wann sie an wen gingen. Sie verschwinden aus den täglichen Listen, ihre Historie bleibt aber lesbar – falls später jemand wissen will, wer wann im Haus war.
Diskret: keine Adresse am Schlüssel
Gerade bei leerstehenden Objekten ist ein Schlüssel mit Adressanhänger ein Risiko. Auf einem Keyverio-Etikett stehen deshalb nur QR-Code und Inventarnummer. Die Zuordnung zum Objekt sieht nur, wer in deinem Büro angemeldet ist – ein Finder erfährt auch durch einen Scan nichts. Was bei einem Verlust zu tun ist, beschreibt der Beitrag Schlüssel verloren im Betrieb.
Für ein Büro mit mehreren Maklern
Jede Person im Büro hat einen eigenen Zugang und arbeitet auf demselben Bestand. Mit der Rolle „Mitarbeit“ gibt jemand Schlüssel aus und nimmt sie zurück, „Verwaltung“ legt zusätzlich Objekte und Schlüssel an, „Inhaber“ verwaltet das Büro und das Abonnement. In der Historie steht bei jeder Übergabe, wer sie eingetragen hat.
Häufige Fragen
Können auch Interessenten oder Gutachter als Empfänger eingetragen werden?
Ja. Empfänger brauchen keinen Zugang zu Keyverio. Pflicht ist nur der Name, Firma und Kontaktdaten sind freiwillig. Mit eigenen Empfänger-Arten wie „Gutachter“ oder „Handwerker“ bleibt die Liste übersichtlich.
Was passiert mit den Schlüsseln nach dem Verkauf?
Sind alle Schlüssel zurück im Büro und an den Käufer übergeben, archivierst du Schlüssel und Objekt. Sie verschwinden aus den täglichen Listen, ihre Historie bleibt lesbar.
Gibt es eine Grenze für Objekte oder Mitarbeiter?
Nein. Die Tarife richten sich allein nach der Zahl der Schlüssel. Objekte, Eigentümer, Empfänger und Zugänge für das Büro sind in keinem Tarif begrenzt.
Kann ich Schlüssel für ein Objekt reservieren, bevor jemand sie abholt?
Nein, eine Reservierung kennt Keyverio nicht. Gebucht wird die tatsächliche Übergabe. Wer sehen will, ob ein Schlüssel für den Termin am Nachmittag frei ist, sieht das am Status: verfügbar oder ausgegeben.